O telefone é um grande aliado no dia a dia dos seus negócios! Com ele a rotina da sua empresa fica completa, pois assim é possível ter respostas rápidas e claras entre seus colaboradores e também com os seus clientes.

Porém, para muitas empresas o telefone também é um grande inimigo. Cada vez que chega à conta telefônica vem também aquele susto!

Você sabe que ficar sem um sistema de telefonia em sua empresa é algo fora de cogitação. Mas como então você pode controlar os gastos com telefonia?

A tecnologia Voip ajuda sua empresa a controlar os gastos

Com a atualização constante da tecnologia, muitas empresas têm optado por mudar suas operações para a nuvem, incluindo seus serviços de telefonia. A tecnologia Voip (Voice over Internet Protocol), ou Voz sobre IP, é uma solução eficiente e econômica que permite às empresas fazerem chamadas telefônicas usando a internet em vez de linhas telefônicas tradicionais.

Com o uso da tecnologia Voip, é possível economizar significativamente nos custos de telefonia! Então, confira algumas dicas de como controlar os gastos com telefonia da sua empresa usando a tecnologia Voip.

1- Escolha um provedor de Voip com preços competitivos

A escolha de um provedor de Voip é crucial para controlar os gastos de telefonia em sua empresa. Certifique-se de escolher um provedor que defende preços competitivos em relação aos concorrentes. Alguns provedores de Voip oferecem planos personalizados de acordo com as necessidades de cada empresa, o que pode ajudar a controlar ainda mais seus gastos com telefonia.

2- Monitoramento e relatórios em tempo real

Para manter os gastos de telefonia sob controle, é importante monitorar o uso dos funcionários.

Com a tecnologia Voip, é possível acompanhar facilmente as chamadas feitas. Assim, é possível monitorar as várias métricas relevantes que permitem identificar os desafios do setor, como o número de chamadas em linha e o tempo médio de atendimento.

Também é possível medir o desempenho individual dos operadores, como o tempo de pausas produtivas e não produtivas, quais estratégias funcionaram e quais não funcionaram.

Com essas informações relevantes em mãos, os gestores podem tomar melhores decisões, entender melhor o que está afetando a produtividade do operador e as causas de insatisfação.

 3- Aposte numa URA inteligente e humanizada

A Unidade de Resposta Audível (URA), também conhecida como “assistente eletrônico”, é o atendente automático que recebe um cliente na primeira etapa da comunicação de voz.

É um sistema automatizado que oferece alternativas pré-configuradas em um menu de voz.

Elas normalmente são projetadas para direcionar a pessoa para o ramal correto, ou mesmo resolver a solicitação sem a necessidade de se comunicar com um operador humano.

Para lidar com o fluxo de chamadas (recebidas, transferidas, feitas), a única maneira possível é por meio da automação.

Saiba mais sobre esse este recurso neste artigo: O que é URA e quais os seus benefícios?

4- Use recursos de conferência

O uso de recursos de conferência em vez de chamadas individuais pode ajudar a reduzir os gastos com telefonia. Com a tecnologia Voip, é fácil configurar uma conferência com vários participantes em diferentes locais. Isso pode economizar tempo e dinheiro em viagens, além de reduzir o número de chamadas individuais.

5- Ramais virtuais

Com a tecnologia Voip, é possível criar ramais virtuais que permitem que os funcionários façam chamadas internas gratuitas entre si. Isso pode ajudar a reduzir os gastos com telefonia, pois as chamadas internas não são cobradas. Além disso, essa funcionalidade também pode melhorar a eficiência nas comunicações internas da empresa.

6- Integre a tecnologia Voip com outros sistemas

Integrar a tecnologia Voip com outros sistemas, como o software de CRM (Customer Relationship Management), pode ajudar a controlar os gastos de telefonia em sua empresa. Com essa integração, é possível identificar as chamadas de clientes e vinculá-las aos registros do cliente, facilitando o acompanhamento e o gerenciamento das chamadas.

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