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A Caixa Postal é aquele recurso onde qualquer pessoa pode deixar uma mensagem e um recado quando sua empresa não pode atender aquela ligação naquele momento.
Existem vários motivos para que isso se faça necessário, desde seu telefone celular estar fora da área de cobertura ou todas as linhas fixas estarem ocupadas naquele momento.
Mas o fato é que hoje em dia não existe motivo ou desculpas para se perder uma mensagem ou recado importante.
Tido por muitos como ultrapassada, a Caixa Postal ainda pode ser de incrível ajuda para uma empresa. Mesmo hoje em que muitos usam aplicativos de mensagem instantânea para se comunicar. Sabe por que dizemos isso?
Dizemos por que nem todas as empresas aderiram ou tem o perfil ideal para aderir a esses aplicativos. Fora que usar esses aplicativos em âmbito corporativo tem trazido alguns problemas pouco divulgados. Aqui alistamos alguns:
- Instabilidade. O aplicativo vira e mexe tem sido bloqueado pela Justiça ficando até 72 horas fora do ar em algumas ocasiões.
- Grande número de mensagens recebidas.
- Diversos grupos criados de forma desordenada
- O alto grau de interatividade prejudica a concentração e diminui a produtividade gerando atrasos ou serviços feitos com baixa qualidade
- Interpretação errônea de mensagens, seja por um tom de voz não esperado para aquela conversa, ou simplesmente pela falta de se ver a expressão facial e a postura corporal de quem se conversa. Isso tem afetado e muito e de modo negativo
- A privacidade de quem usa esses aplicativos fica limitada, pois até fora do horário de trabalho as mensagens podem continuar chegando. E Mesmo com a criptografia das mensagens as companhias ainda não têm total segurança para utilizarem a ferramenta e ficam com receio de roubo de dados. E o receio só aumente quando a empresa implementa o uso desses aplicativos usando o celular pessoal de seus funcionários, correndo risco de enormes implicações legais.
- E por fim as empresas sentem muita falta de ferramentas para uso empresarial como ter estatísticas de atendimento e poder fazer anúncio patrocinado.
Por isso tendo em mente essas desvantagens, usar o recurso de Caixa Postal, claro de uma maneira atrativa, pode muito bem continuar sendo uma boa forma de se manter comunicação com seus clientes.
Na Voip do Brasil nós oferecemos gratuitamente o uso desse recurso ao contratar o serviço de Número Virtual (DID) ou PABX Virtual. Você pode acessar sua Caixa Postal a qualquer hora e em qualquer lugar pois ela é em nuvem. Mas como deixar sua Caixa Postal atrativa? Siga as dicas abaixo:
- A empresa precisa ativá-lo e, vai precisar criar uma saudação.
- Opte por uma saudação que mostre que a empresa não está indisponível no momento, mas que assim que possível retornará a ligação.
- A sua saudação precisa ser rápida. Algo em torno de 15 a 20 segundos. Por isso, diga o nome da empresa, fale que neste momento todos estão impossibilitados de atender e que irão retornar o contato assim que possível. Pode-se até arriscar a dar um prazo para o cliente.
- Sempre deixe um e-mail e informe a pessoa que também pode enviar uma mensagem. Informe que o problema pode será solucionado o mais rápido possível.
- Use um tom de voz amigável, de preferência a voz feminina pois geralmente voz feminina é mais simpática.
Fazendo assim, quando alguém ligar para o seu celular ou telefone fixo, você terá dado orientações sobre qual a melhor maneira de entrar em contato com a empresa. E quando se configura corretamente a sua Caixa Postal isso só aumenta as chances de criar ou manter novos clientes.
Deixe a Voip do Brasil ajudar sua empresa a ter um atendimento telefônico mais profissional e não perder mais negócios por ter problemas com recados perdidos. Fale conosco e descubra como contratar nosso serviço.
